MENGENAL PENGOLAH KATA

 

BAB 1

1. Tujuan Pembelajaran:

1. Siswa dapat memahami Program Micrososft Word dan variannya serta berbagai macam program pengolah kata lainnya.

2. Siswa dapat membuka dan menutup program dan menyimpan dokumen dengan benar

2. Materi

Pada bab ini akan dibahas tentang berbagai macam program yang dapat digunakan dalam pengolahan dokumen dan juga berbagai jenis program Micrososft wor itu sendiri.

1. Program Micrososft Word

Microsoft Word adalah salah satu perangkat lunak pengolah kata (Word Processing Software) yang digunakan untuk membuat tulisan (pengolahan kata) pada komputer.  Microsoft Word juga termasuk bagian dari Microsoft Office. Selain berguna untuk membuat tulisan atau dokumen seperti surat, laporan, buku dan majalah, dengan banyaknya fasilitas tambahan dalam Microsoft Word memungkinkan juga berguna untuk :

1. Membuat huruf atau tulisan artistik dengan fasilitas WordArt

2. Membuat bagan, denah, flowchat dan media-media ruang dan bangun dengan fasilitas Drawing

3. Membuat rumus-rumus matematika dengan fasilitas Equation

4. Membuat buletin, brosur, poster dan menggunakan gambar-gambar dengan fasilitas ClipArt

5. Membuat tulisan atau naskah dalam bentuk kolom koran

6. Membuat dokumen dalam bentuk tabel dan lain sebagainya.

2. Sejarah Microsoft Word

Sesuai dengan namanya, software ini diproduksi oleh perusahaan raksasa bernama Microsoft. Microsoft office pertama kali diperkenalkan pada tahun 1989. Tepatnya pada tanggal 30 Agustus 1992, Microsoft meluncurkan Microsoft Office versi 3.0. Pada versi tersebut Microsoft Office menyertakan Microsoft Word sebagai pengolah kata, Microsoft Excel sebagai pengolah angka, Microsoft PowerPoint digunakan sebagai aplikasi presentasi yang handal dan Microsoft Mail digunakan untuk menerima dan mengirim email. Selanjutnya perkembangan program microsoft Word selalu bersamaan dengan perkembangan microsoft Office

Perkembangan Microsoft Office dari tahun ke tahun:

1. Microsoft Office 3.0. adalah versi pertama microsost office yang hanya tersedia untuk OS Windows.

2. Microsoft Office 4.0. Dirilis pada tahun 1994. Berisi Word 6.0, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, Mail and Access.

3. Microsoft Office 4.3. Seri ini merupakan seri dengan 16-bit yang terakhir dan juga versi terakhir yang mendukung Windows 3.x, Windows NT 3.1 dan Windows NT 3.5

4. Microsoft Office 95 atau juga dikenal dengan versi 7.0. Versi ini menggunakan 32-bit agar cocok dengan Windows 95. 

5. Microsoft Office 97. (Office 8.0), Versi ini dirilis dengan banyak fitur dan pengembangan dibandingkan versi sebelumnya. 

6. Microsoft Office 2000. (Office 9.0) Pada versi ini bayak opsi – opsi disembunyikan. Tentunya opsi tersebut juga penting, tetapi kecil penggunaannya oleh orang awam. Jika ingin digunakan opsi ini dapat dimunculkan. Salah satunya adalah Macro. 

7. Microsoft Office XP. Bisa disebut sebagai versi 10.0 atau office 2002, merupakan upgrade besar – besaran dengan banyak perkembangan dan perubahan. 

8. Microsoft Office 2003. (Office 11.0). Sesuai namanya, versi ini dirilis pada tahun 2003. 

9. Microsoft Office 2007. (Office 12.0). Versi ini dirilis tahun 2007. Memiliki fitur baru. Juga adanya Groove, sebuah aplikasi kolaborasi. Office 2007 memiliki design tampilan baru yang bernama Fluen User Interface. Lalu adanya Ribbon UI sebagai pengganti menu dan toolbar. 

10. Microsoft Office 2010. (Office 14.0). Untuk sekarang sedang dalam perkembangan. 

11. Dan yang terbaru adalah Microsoft Office 2016. Versi ini tampilan dan fitur baru Microsoft Office akan lebih menarik lagi

Selain program microsoft word masih banyak lagi program yang dapat digunakan dalam pengolahan kata (Word Processing Software) diantaranya adalah : Lotus Word Pro, Notepad, WordStar, Corel Word Perfect, Wordpad, Page Maker, StarOffice Writer, OpenOffice Writer, KWord, dan lain-lain.

3. Cara Membuka dan menutup Program Microsoft Word

1. Cara membuka atau mengaktikan Microsoft Word melalui program Micrososft Office

• Klik tombol Start Windows di pojok kiri bawah

• Pilih All programs

Gambar 1.1 Menu Start

• Micrososft Office

• Micrososft Office Word 2007

Gambar 1.2 Menu Micrososft Ofice

Cara ini adalah cara paling mendasar dan yang paling panjajng dalam membuka program Micrososft Word

2. Cara membuka atau mengaktikan Microsoft Word melalui Start Menu 

• Klik tombol Start Windows di pojok kiri bawah

• Pilih Microsoft Office Word 2007

Gambar 1.3 Pilihan Micrososft Office 2007

3. Cara membuka atau mengaktikan Microsoft Word melalui Desktop Taskbar

• Double klik ikon yang terdapat dalam Desktop/Taskbar

Gambar 1.4 Shortcut Micrososft Word

• Setelah di aktifkan maka akan muncul tampilan Microsoft Word seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.5 Tampilan Micrososft Word

4. Menutup Microsoft Word

Setelah selesai bekerja dengan Microsoft Word  2007, kita dapat menerapkan beberapa cara untuk menutup atau mengakhiri program Microsoft Word, setidaknya ada 5 cara sebagai berikut (pilih salah satu).

• Tekan tanda “X” berwarna merah yang terletak di pojok kanan atas.

Gambar 1.6 Close Program (X)

 

• Klik menu File atau ikon kemudian klik Close untuk menutup satu file dokumen yang aktif.

Gambar 1.7 Close dari Menu File

• Klik menu File kemudian klik Exit untuk menutup program. 

Gambar 1.8 Exit Word

• Tekan tombol Alt dan  F4 di Keyboard secara bersamaan.

• Tekan tombol Ctrl dan W di Keyboard secara bersamaan.

Setelah melakukan salah satu dari beberapa cara menutup Microsoft Word di atas apabila muncul tampilan seperti ini:

Gambar 1.9 Menu dialog Save Document

maka, klik Save untuk menyimpan dokumen, klik Don’t Save untuk tidak menyimpan dokumen, atau klik Cancel untuk membatalkan proses menutup atau keluar dari program Microsoft Word.

5. Menyimpan Dokumen

Ketika dokumen selesai dikerjakan langkah terakhir yang harus dilakukan adalah menyimpan dokumen kedalam direktori yang telah disiapkan dengancara:

Klik File atau ikon kemudian pilih Save As jika dokumen tersebut sebelumnya belum tersimpan, jika sudah pernah tersimpan maka klik Save kemudian berikan nama dokumen dan Klik Save maka dokumen sudah tersimpan.

Gambar 1.10 Save Document

3. Soal Latihan

1. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang Program Microsoft Word

2. Apasajakah fungsi dari program Miscrosoft Word?

3. Fasilitas tambahan apsajakah yang terdapat dalam program Micrososft Word? Jelaskan!

4. Selain Microsoft Word, program apasajakah yang digunakan untuk pengolhan kata?

5. Bagimanakah cara menyimpan dokumen Microsoft Word?

BAB II

RIBBON MENU PROGRAM MICROSOFT WORD

1. Tujuan Pembelajaran:

1. Siswa dapat memahami fungsi Button dan menu yang terdapat dalam Program Micrososft Word dan dapat menggunakannya

2. Siswa dapat membuat dokumen Microsoft Word dengan benar

2. Materi

1. Menu Bar Home Sebagai Pengelola Naskah Dokumen

Pengelolaan naskah terletak di dalam Menu Bar Home. Ribbon pada Menu Bar Home antara lain Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya terdapat perintah pengelolaan. Biasanya dalam pengelolaan diawali dengan tindakan seleksi atau blok di dalam dokumen.

 

Gambar 2.1 Toolbar pada Menu Bar Home

1. Fungsi Button pada Clipboard

Gambar 2.2 Button pada Clipboard

Adapun fungsi tiap button yaitu:

• Copy (Ctrl+C)

Untuk menyalin teks atau objek terpilih pada naskah. Hasil salinan secara sementara akan disimpan ke clipboard.  

• Paste (Ctrl+P)

Untuk menyisipkan hasil teks atau obyek yang telah di Copy dan Cut.

• Cut (Ctrl+X)

Untuk memotong kemudian memindahkan bagian naskah ke lokasi lain di dalam dokumen.

• Format Painter (Ctrl+Shift+C)

Untuk menyalin format teks ke beberapa bagian teks lainnya. Klik Format Painter untuk menyalin format teks ke satu bagian teks lainnya. Klik 2 kali (double klik) Format Painter untuk menyalin format ke beberapa bagian naskah.

2. Fungsi Button pada Font

Gambar 2.3 Button pada Font

Adapun fungsi tiap button yaitu:

• Font (Ctrl+Shift+F)

Untuk mengubah jenis huruf pada teks atau paragraph yang diseleksi.  

• Font Size (Ctrl+Shift+P)

Untuk mengubah ukuran huruf pada bagian naskah yang diseleksi. Atau mengubah ukuran dengan keyboard Ctrl+] untuk memperbesar dan Ctrl+[ untuk memperkecil. 

• Grow Font (Ctrl+>) & Shrink Font (Ctrl+<)

Untuk memperbesar ukuran huruf (Grow Font) dan memperkecil ukuran huruf (Shrink Font) secara otomatis tanpa harus memilih ukuran huruf.

• Bolt (Ctrl+B)

Untuk menambahkan efek cetak tebal pada bagian teks yang diseleksi.

• Italic (Ctrl+I)

Untuk menambahkan efek cetak miring pada bagian teks yang diseleksi.

• Underline (Ctrl+U)

Untuk menambahkan efek garis bawah pada bagian naskah yang diseleksi. 

• Striketrough 

Untuk menambahkan efek garis tengah pada bagian naskah yang diseleksi.

• Subscript (Ctrl+=)

Untuk membuat bentuk penulisan teks dengan posisi di bawah garis dasar teks normal.

• Superscript (Ctrl+Shift++)

Untuk membuat bentuk penulisan teks dengan posisi di atas garis teks normal.

• Change Case 

Untuk mengubah teks yang diseleksi menjadi huruf capital atau huruf normal secara otomatis.

Gambar 2.4 Pilihan Change Case

• Text Hightlight Color

Untuk menandai bagian naskah yang dianggap penting dengan warna yang dipilih.

• Font Colour 

Untuk mengubah warna huruf bagian teks yang diseleksi.

• Clear Formating 

Untuk menghapus semua perubahan font dan mengembalikan ke default font.

3. Fungsi Button pada Paragraph

Gambar 2.5 Button pada Paragraph

Berikut fungsi-fungsi button diatas antara lain:

• Bullets

Untuk membuat daftar atau penomoran berupa symbol atau picture.

•  Numbering

Untuk membuat daftar penomoran berupa angka. 

• Multilevel List

Untuk membuat level penomoran berupa angka atau nomor urut.

• Decrease Indent

Untuk menurunkan level penomoran pada Multilevel List, misalnya dari level 2 ke level 1.

• Increase Indent

Untuk menaikkan level penomoran pada Multilevel List, misalnya dari level 1 ke level 2.

• Show/Hide (Ctrl+*)

Untuk menampilkan dan menyembunyikan paragraph mark dan symbol format lain, misalnya break section, spasi dan enter.

• Align Text Left/Center/Right/Justify

• Untuk mengatur perataan teks rata ke kiri (Ctrl+L).

• Untuk mengatur perataan teks rata tengah (Ctrl+E).

• Untuk mengatur perataan teks rata kiri (Ctrl+R).

• Untuk mengatur perataan teks rata kanan dan kiri (Ctrl+J).

• Line Spacing

Untuk mengatur spasi atau jarak antar baris dokumen.

• Shading

Untuk menambahkan variasi warna latar belakang teks.

• Borders 

Untuk menambah variasi border pada sebuah teks. Tujuan dari penambahan outside border adalah untuk mempercantik judul atau bagian teks.

• Sort 

Untuk mengurutkan data pada sebuah table. Pengurutan dapat dilakukan dari kecil ke besar atau sebaliknya dari data yang besar ke data lebih kecil.

4. Fungsi Button pada Styles 

Gambar 2.6 Button pada Styles

Berikut fungsi-fungsi button diatas antara lain:

• Styles

Untuk mengubah styles paragraf atau dokumen secara otomatis. Pada bagian ini terdapat beberapa pilihan style yang dapat menjadikan dokumen terlihat lebih cantik dan profesional.

• Change Styles

Untuk mengubah style paragraf yang aktif. Pada bagian ini dapat dilakukan perubahan bagian style, warna style, dan font file.

5. Fungsi Button pada Editing 

Berikut fungsi-fungsi button pada Editing antara lain:

• Find (Ctrl+F)

Untuk mencari kata atau halaman secara cepat. 

• Replace (Ctrl+H)

Untuk mengganti kata/frase/kalimat secara cepat dan otomatis.

• Select

Untuk menyeleksi bagian naskah atau gambar secara cepat. Melalui button ini dapat dilakukan seleksi teks, table, caption dan gambar secara cepat. 

2. Menu Bar Insert Fungsi Penyisipan Pada Dokumen

Fungsi penyisipan terletak pada Menu Bar Insert. Terdapat beragam perintah untuk menyisipkan bermacam objek, seperti table, grafik, autoshapes, header dan footer, struktur organisasi, dan lain-lain.

Gambar 2.7 Toolbar pada Menu Bar Insert

1. Fungsi Button pada Pages

Gambar 2.8 Button pada Pages

Adapun fungsi tiap button yaitu:

• Cover Page

Untuk menambahkan cover halaman dengan beberapa pilihan yang menarik. 

• Blank Page

Untuk menyisipkan halaman kosong dengan format dan desain standar.

• Page Break (Ctrl+Return)

Untuk menempatkan kursor awal bagian halaman berikutnya. Dapat dikatakan juga untuk memaksa kursor pindah ke halaman baru berikutnya. Biasanya digunakan untuk pembuatan dokumen yang membahas tentang bab baru.

2. Fungsi Button pada Tables

Gambar 2.9 Tampilan Button pada Tables

Berikut fungsi-fungsi button di atas antara lain:

• Insert Table

Untuk menyisipkan objek table secara otomatis atau secara manual. Penyisipan table secara otomatis hanya dibatasi maksimal terdiri dari 10 kolom dan 8 baris. Tetapi pada pembuatan table secara manual, table dapat dibuat lebih dari 10 kolom dan 8 baris.

• Draw Table

Untuk mengatur setting/ style table secara manual. Misalnya hanya mengubah garis luar table, hanya menambahkan shading dan sebagainya.

• Convert Text to Table

Untuk menyisipkan objek tabel. Selain itu juga dapat mengkonversi teks menjadi tabel. Ada satu hal yang pelu diingat, bahwa dalam penulisan teks fungsi tombol TAB berguna untuk pengkonversian kolom tabel, dan tombol Enter untuk pengkonversian baris table.

• Excel Spreadsheet

Untuk menyisipkan lembar kerja dari aplikasi Microsoft Excel 2007 ke lembar kerja Microsoft Word 2007.

• Convert Text to Table

Untuk menyisipkan objek table dan dapat digunakan untuk menyimpan desain tabel yang sudah dibuat pada Tables Gallery.

3. Fungsi Button pada Illustrations

Gambar 2.10 Tampilan Button pada Illustrations

Berikut fungsi-fungsi button pada Editing antara lain:

• Picture

Untuk menyisipkan objek image dari direktori lain. Objek image meliputi file image dengan ekstensi JPG, JPEG, BMP, PSD, WMF, dan lainnya.

• Clip Art

Untuk menyisipkan objek image atau clip art dari direktori lain.

• Shapes

Untuk menyisipkan objek shapes pada dokumen, missal penambahan objek lingkaran, segiempat, kubus dan masih banyak lagi.

• Smart Art

Untuk menyisipkan lembar objek struktur organisasi, flow chart, dan sebagainya.

• Chart

Untuk menyisipkan objek grafik pada dokumen. Biasanya  penambahan objek ini disertai dengan data yang akan dijadikan dasar pembuatan grafik.

4. Fungsi Button pada Links

Gambar 2.11 Tampilan Button pada Links

• Hyperlink

Untuk menghubungkan bagian naskah dengan file dari direktori lain atau dengan alamat website.

• Bookmark

Untuk menghubungkan bagian naskah dengan bagian naskah lain dalam dalam dokumen yang sama.

• Cross-references

Untuk menghubungkan teks dengan objek (table, gambar, footer, halaman, dan lain-lain) yang menjadi bagian naskah dalam dokumen yang sama.

5. Fungsi Button pada Header & Footer

Gambar 2.1  Tampilan Button pada Header & Footer

• Header

Untuk menambahkan teks header, yaitu teks yang akan selalu ditampilkan di bagian atas halaman pada sebuah dokumen. Header dapat berupa nomor halaman, tanggal pembuatan dokumen, atau nama instansi.

• Footer

Untuk menambahkan teks footer, yaitu teks yang akan selalu ditampilkan di bagian bawah halaman pada sebuah dokumen. Footer dapat berupa nomor halaman, tanggal pembuatan dokumen, atau nama instansi.

• Page Number

Untuk menambahkan Header/Footer berupa penomoran halaman.